AI viết email chuyên nghiệp, email tiếng Anh: câu lệnh mẫu cho ChatGPT, Gemini và cách kiểm trước khi gửi

AI viết email giúp được gì?

Trợ lý AI như ChatGPT, Gemini, Claude viết nháp email trong vài giây từ vài ý gạch đầu dòng, trả lời một email dài, đổi giọng cho lịch sự hơn hay ngắn gọn hơn, dịch sang tiếng Anh, tóm tắt cả chuỗi thư trước khi bạn trả lời, và soát lỗi chính tả. Bạn vẫn là người quyết định nội dung: AI không biết giá đã chốt, hạn giao hàng hay lời hứa trong cuộc gọi hôm qua, trừ khi bạn nói cho nó. Bản miễn phí của các trợ lý này đủ để viết email hằng ngày, xem bài AI miễn phí.

Công thức câu lệnh viết email

Câu lệnh đủ bảy ý thì gần như không phải sửa:

• Bạn là ai và người nhận là ai, quan hệ ra sao: khách mới, sếp, đối tác lâu năm.
• Mục đích email: đề nghị, xin, báo, nhắc, xin lỗi, cảm ơn.
• Các ý bắt buộc phải có, kể cả con số, ngày tháng, tên sản phẩm.
• Giọng văn: trang trọng, thân thiện, ngắn gọn, mềm mỏng nhưng dứt khoát.
• Độ dài và cách trình bày: dưới 150 chữ, có tiêu đề, chia đoạn ngắn.
• Việc muốn người nhận làm tiếp: trả lời trước ngày nào, đặt lịch gọi, xác nhận đơn.
• Ngôn ngữ và điều cấm: không hứa thêm giảm giá, không dùng từ sáo, không bịa số liệu. Cách viết prompt nói chung có ở bài prompt là gì.

Câu lệnh mẫu: email đề nghị hợp tác

Điền phần trong ngoặc vuông rồi dán vào trợ lý AI:

Viết email bằng tiếng Việt từ [Minh, phụ trách kinh doanh của Xưởng gỗ An Phát] gửi [chị Hà, quản lý mua hàng của chuỗi quán cà phê Bếp Nhà], người tôi mới gặp ở hội chợ tuần trước. Mục đích: đề nghị gửi mẫu bàn ghế để chị dùng thử. Ý bắt buộc: nhắc lại buổi gặp ở hội chợ, xưởng làm theo kích thước riêng, giao mẫu trong 5 ngày làm việc, xin một cuộc gọi 15 phút vào tuần sau. Giọng lịch sự, thân thiện, không phô trương. Dưới 150 chữ, có tiêu đề email, kết thúc bằng chữ ký có chỗ trống cho số điện thoại. Không hứa giảm giá và không thêm thông tin tôi chưa đưa.

Câu lệnh mẫu: email tiếng Anh

Với email tiếng Anh, viết ý bằng tiếng Việt cũng được; dặn AI dùng tiếng Anh rõ ràng, giải thích lại bằng tiếng Việt để bạn kiểm ý trước khi gửi:

Viết email bằng tiếng Anh gửi [Mr. Tanaka, đối tác ở Nhật] báo lô hàng [mã PO-1024] sẽ giao chậm 3 ngày, từ ngày 28/10 sang 31/10, do [cảng Cát Lái ùn tắc]. Xin lỗi ngắn gọn, nêu cách xử lý: vẫn giữ giá, gửi ảnh hàng đã đóng gói hôm nay, cập nhật mã vận đơn ngay khi có. Giọng trang trọng, câu ngắn, tránh thành ngữ khó hiểu với người không nói tiếng Anh bản ngữ. Dưới 120 từ, có tiêu đề. Sau bản tiếng Anh, viết thêm bản dịch tiếng Việt để tôi kiểm nội dung.

Câu lệnh mẫu: trả lời khách phàn nàn

Dán email của khách vào sau câu lệnh. Cách này cũng dùng được cho tin nhắn trên fanpage, Zalo:

Đây là email phàn nàn của khách (dán bên dưới). Viết thư trả lời thay mặt [bộ phận chăm sóc khách hàng của cửa hàng X]: cảm ơn khách đã báo, xin lỗi đúng vào vấn đề khách nêu, nói rõ chúng tôi đã làm gì và sẽ làm gì tiếp theo: [đổi sản phẩm mới, miễn phí vận chuyển hai chiều, giao trong 3 ngày]. Không đổ lỗi cho khách hay đơn vị vận chuyển, không hứa thêm ngoài các điều trên. Giọng chân thành, không máy móc, dưới 180 chữ.

Mẫu ngắn cho các tình huống hay gặp

Thay phần mục đích trong công thức ở trên:

• Xin nghỉ phép: ngày nghỉ, lý do ngắn, việc đã bàn giao cho ai, cách liên hệ khi gấp.
• Nhắc thanh toán: số hoá đơn, số tiền, hạn đã quá bao nhiêu ngày, cách thanh toán; giọng lịch sự nhưng rõ hạn mới.
• Theo dõi sau buổi gặp: cảm ơn, tóm tắt 3 ý hai bên đã chốt, việc tiếp theo của mỗi bên, hạn chót.
• Gửi CV ứng tuyển: vị trí, một câu vì sao hợp, đính kèm CV; cách viết CV bằng AI có ở bài AI viết CV.
• Từ chối khéo: cảm ơn lời mời, lý do ngắn, đề xuất khác nếu có.

AI viết email ngay trong Gmail và Outlook

Nếu dùng gói trả phí, bạn viết và trả lời email ngay trong hộp thư mà không phải chép qua lại: Gemini có trong Gmail từ gói Google AI Plus, xem bài Gemini là gì; Copilot chạy trong Outlook cho chủ gói Microsoft 365 Personal, Family, Premium, Pro, xem bài Copilot là gì. Với bản miễn phí, viết trong ChatGPT, Gemini hay Claude rồi dán sang hộp thư. Các việc văn phòng khác làm được với AI có ở bài ứng dụng AI trong công việc văn phòng.

Kiểm trước khi bấm gửi

Email AI viết trôi chảy nên dễ gửi đi mà không đọc kỹ. Kiểm lần lượt:

1. Tên người nhận, chức danh, tên công ty viết đúng và đúng cách xưng hô.
2. Con số, ngày tháng, mã đơn, giá khớp với tài liệu gốc; AI có thể tự thêm chi tiết nghe hợp lý nhưng sai.
3. Không còn chỗ giữ trong ngoặc vuông, không sót câu kiểu “dưới đây là email của bạn”.
4. Không có lời hứa bạn chưa được phép đưa ra, như giảm giá, hạn giao gấp, bồi thường.
5. File đính kèm đã gắn, tiêu đề email rõ việc.
6. Không dán thông tin mật, số tài khoản, dữ liệu khách hàng vào trợ lý AI khi quy định công ty không cho phép.

Câu hỏi thường gặp